Moni yrittäjä tietää, paljonko työntekijöille maksetaan palkkaa, mutta ei välttämättä sitä, miten paljon he oikeasti tekevät töitä. Työaika on yksi työelämän perusasioista, mutta myös yksi yleisimmistä riskikohdista pk-yrityksissä.

Pienissä yrityksissä työaikakirjanpito saattaa hoitua “muistista”, sähköpostilla tai paperilapulla. Se toimii ehkä hetken, kunnes tulee ensimmäinen sairauspoissaolo, ylityökiista tai työsuojelutarkastus.

Työaikalaki on kaikkia varten, myös pienyrityksiä

Työaikalakia ei voi kiertää yrityksen koolla tai hyvällä tarkoituksella.
Työnantajalla on aina velvollisuus:

pitää työaikakirjanpitoa
valvoa työntekijöiden työaikaa ja lepoaikoja
huolehtia, että työn kuormitus pysyy kohtuullisena

Työaikakirjanpito on lakiin perustuva asiakirja, ei siis vapaaehtoinen käytäntö. Jos sitä ei ole, työnantaja ei voi todistaa, että ylityökorvaukset on maksettu oikein tai että lepoajat ovat toteutuneet.

Liukuva työaika ja joustot ovat hieno etu, jos hallinta toimii

Joustotyö ja liukuva työaika lisäävät työn mielekkyyttä ja sitouttavat henkilöstöä, mutta niissä piilee myös riski: jos kukaan ei seuraa kokonaiskuvaa, työpäivät voivat venyä huomaamatta liian pitkiksi.

Työaikakirjanpidon kautta työnantaja voi myös ennalta ehkäistä uupumista ja varmistaa, että työntekijöiden jaksaminen pysyy hallinnassa. Työaikalain näkökulmasta tämä liittyy suoraan myös työturvallisuusvastuuseen.

Lue lisää henkilöstöeduista: Työsuhde-edut ja henkilöstön sitouttaminen – enemmän kuin pelkkä palkka

Yleisimpiä virheitä pk-yrityksissä

Matka-aika tai koulutuspäivät jätetään kirjaamatta työaikaan
Etätyöpäiviä ei seurata, vaikka työaikaa kertyy
Ylityökorvaukset maksetaan “arviolta” ilman kirjanpitoa
Työaikapankkia käytetään ilman kirjallista sopimusta
Työaikakirjanpitoa ei säilytetä lain edellyttämää aikaa

Yksi pieni virhe työaikakirjanpidossa voi paisua kalliiksi toistuessaan vuosikausia: jos työntekijä vaatii takautuvia ylityökorvauksia, työnantajan todistustaakka on usein raskas. Kannattaa siis myös varmistaa, että työaikakirjaukset tehdään oikein.

Työajan enimmäismäärä ja työajan seuranta

Työajan enimmäismäärän rajoitus kohdistuu kokonaistyöaikaan, ei siis pelkästään ylityötunteihin. Rajoitus koskee kaikkia työajan järjestämistapoja, kuten liukuvaa työaikaa ja joustotyöaikaa.

Enimmäistyöaikaan lasketaan kaikki tehdyt työtunnit olipa kyse säännöllisestä työajasta, lisätyöstä, ylityöstä, hätätyöstä tai työn aloittamis- ja lopettamistöistä.

Työaikalain pääsäännön mukaan työntekijän työaika (ylityö mukaan lukien) ei saa ylittää keskimäärin 48 tuntia viikossa neljän kuukauden ajanjakson aikana. Näitä neljän kuukauden tasoittumisjaksoja tarkastellaan toisistaan erillisinä.

Valtakunnallisella työehtosopimuksella voidaan sopia pidemmästä tasoittumisjaksosta, enintään kuuteen kuukauteen, ja erityisistä teknisistä tai työn järjestämiseen liittyvistä syistä vielä pidemmälle – kuitenkin enintään 12 kuukauteen. Tämä säännös on pakottava, eli siitä ei voi sopia toisin edes työntekijän suostumuksella.

Työajan seurannassa on tärkeää, että:

työaikakirjanpitoon merkitään vain todelliset tehdyt työtunnit
tiedot ovat selkeästi luettavissa
työaika- ja palkkakirjanpito pidetään luotettavasti erillään toisistaan

Hyvin hoidettu työaikakirjanpito on paras tapa varmistaa, ettei lain enimmäisrajoja ylitetä vahingossa.

Myös poissaolot kuuluvat työaikakirjanpitoon

Työaikakirjanpidossa ei seurata vain tehtyjä tunteja, myös poissaolot on kirjattava.
Tämä on tärkeää, koska monet poissaolot kuten sairauslomat, vanhempainvapaat, arkipyhät ja koulutuspäivät, lasketaan työssäolon veroisiksi ajoiksi esimerkiksi vuosilomakertymiä laskettaessa. Lue myös: Vuosilomat – näin lasket lomat oikein!

Jos poissaolot jäävät merkitsemättä, myös vuosilomat voivat kertyä väärin.
Siksi on tärkeää, että työaikakirjanpitoon merkitään kaikki ajanjaksot, myös ne jolloin työntekijä ei ole varsinaisesti töissä mutta on silti vuosilomalain näkökulmasta ansainnut lomaa.

Työaika etä- ja hybridityössä – missä menee raja?

Etätyö ei muuta työnantajan vastuuta.
Työaikaa on edelleen seurattava, ja työntekijälle on taattava riittävät lepoajat.
Tässä auttaa selkeä pelisääntö:

“Työaika on työaikaa myös kotisohvalla.”

Työaika on myös johtamiskysymys

Työaikalain noudattaminen ei ole pelkkää hallinnollista byrokratiaa. Se on osa valmentavaa ja vastuullista johtamista.

Kun työnantaja valvoo työaikaa, hän viestii työntekijälleen:

“Haluan, että jaksat ja palaudut.”

Työaikakirjanpito on siis paitsi lakivelvoite, myös tärkeä työhyvinvoinnin työkalu.

Haluatko varmistaa, että työaikakäytännöt ovat kunnossa?

Solmu Solutionsin HR-Helppi auttaa varmistamaan, että yrityksesi työaikakirjanpito, työaikamallit ja TES-sopimusten tulkinnat ovat lain mukaiset ja toimivat käytännössä.

Käydään yhdessä läpi: