Vuosilomat – näin lasket lomat oikein!

Vuosilomat kuuluvat jokaiselle työntekijälle, ja ne ovat myös yksi työnantajan tärkeimmistä velvoitteista. Laskentaan liittyy kuitenkin paljon erilaisia seikkoja mitä tulisi osata ottaa huomioon ja siksi suosittelen aina hyödyntämään asiantuntijaa, mikäli vuosilomakiemurat eivät ole itselle niitä tutuimpia kiemuroita.

Lomia kertyy joko 14 päivän säännön tai 35 tunnin säännön mukaan:

• 14 päivän sääntö koskee työntekijöitä, jotka työskentelevät vähintään 14 päivänä kuukaudessa. Loma kertyy jokaiselta kuukaudelta, jossa on vähintään 14 työpäivää tai työssäolon veroista päivää.

• 35 tunnin sääntö koskee niitä, jotka tekevät töitä harvemmin, mutta kuitenkin vähintään 35 tuntia kuukaudessa.

Jos kumpikaan raja ei täyty, lomaa ei kerry, mutta työntekijällä on oikeus vapaaseen.

👉 Vuosiloma kertyy lomanmääräytymisvuoden aikana (1.4.–31.3.).

• Jos työsuhde on kestänyt alle vuoden, lomaa kertyy 2 arkipäivää kuukaudessa.

• Yli vuoden kestäneessä työsuhteessa lomaa kertyy 2,5 arkipäivää kuukaudessa.

Puolikkaat lomapäivät pyöristyvät aina ylöspäin kokonaiseksi, ja täysi lomaviikko tarkoittaa kuutta päivää (ma–la).

Vuosiloman kertyminen poissaoloaikoina

Lomaa kertyy myös monilta poissaoloajoilta, kuten sairauden, tapaturman tai perhevapaiden aikana. Perhevapaista kertyy lomaa kuitenkin rajallisesti, enintään noin kuuden kuukauden ajalta.

Palkaton vapaa ei kerrytä lomaa. Jos työntekijä pitää esimerkiksi pari viikkoa palkatonta vapaata kesällä, eikä hänellä ole vielä kertynyttä vuosilomaa, voi käydä niin, ettei kyseiseltä kuukaudelta kerry lainkaan vuosilomaa. Tämä johtuu siitä, että 14 päivän tai 35 tunnin ansaintasääntö ei täyty.

👉 Jos tätä ei tiedosteta, voi seuraavana vuonna tulla ikävä yllätys: lomapäiviä onkin kertynyt vähemmän kuin odotettiin.

Miksi vuosilomien oikea laskenta on tärkeää?

Ansaitut vuosilomat ovat työntekijälle pyhiä, vähän samaan tapaan kuin palkkakin. Jos palkka tulee tilille väärin laskettuna tai myöhässä, se aiheuttaa valtavasti epävarmuutta ja tyytymättömyyttä. Sama pätee vuosilomiin, jos vuosilomia onkin kertynyt vähemmän kuin työntekijä luulee, on edessä tosi kurja yllätys ja iso pahamieli. Siksi sekä vuosilomien laskenta, että niistä infoaminen on todella tärkeää. Vuosilomakertymät olisikin syytä olla aina näkyvissä jotakin kautta, esimerkiksi palkkalaskelmalla tai HR-järjestelmässä.

Lisäksi asialla on työnantajalle ihan selkeä taloudellinenkin näkökulma. Jos lomia kerrytetään liian vähän kirjanpitoon, tulos näyttää paremmalta kuin onkaan koska tuleviin vuosilomiin ei olla varauduttu. Jos taas pidettyjä lomia ei kirjata palkanlaskentaan, kirjanpitäjä ei osaa purkaa lomapalkkavarausta ja tulos näyttää todellista heikommalta.

Lyhyesti sanottuna: väärin lasketut lomat sotkevat sekä henkilöstön oikeudet että yrityksen talouden.

Muutamia erityistilanteita vuosilomien kanssa

• Sairausloma: Lomia kertyy sairauspoissaolon ajalta enintään 75 työpäivältä.

• Lomautus: Lomautuksen aikana lomaa kertyy 30 päivän ajan. Jos työntekijä pitää vuosilomaa lomautuksen aikana, lomautus keskeytyy ja työnantaja maksaa vuosilomapalkan normaalisti. Lomat on myös annettava lomakaudella (2.5.–30.9.).

• Sairastuminen lomalla: Loma ei siirry automaattisesti. Työntekijän on itse pyydettävä siirtoa, ja karenssipäivät huomioidaan.

Lomia ei voi vaihtaa rahaan, mutta lomarahat voi

Tärkeä huomio: työnantaja ei voi pääsääntöisesti maksaa lomia rahana, vaikka työntekijä sitä pyytäisi, lomat on pidettävä oikeasti. Sen sijaan lomarahojen vaihtamisesta vapaaksi voidaan sopia erikseen. Näitä vapaita kutsutaan joustovapaiksi.

Kun joustovapaista sovitaan, kannattaa kirjata paikalliseen sopimukseen selkeästi mm.:

• miten ja milloin joustovapaita saa pitää

• miten joustovapaiden pitämisestä sovitaan

• kuluttaako viikon vapaa 5 vai 6 joustovapaapäivää.

Miten HR Helppi auttaa vuosiloma-asioissa?

Vuosilomalaki, työehtosopimukset ja erilaiset poikkeustilanteet voivat tuntua monimutkaisilta - eikä pk-yrityksillä tarvitsekaan olla kaikkea osaamista omasta takaa. HR Helppi sopii erityisesti yrityksille, joilla ei ole omaa HR-asiantuntijaa, mutta jotka haluavat varmistaa, että vuosiloma-asiat hoituvat oikein ja ajantasaisesti.

HR Helppi tarjoaa käytännön apua mm.:

• vuosilomien ja lomarahojen kertymien laskennassa

• lain ja TES:in tulkinnoissa

• erityistilanteiden ratkaisemisessa (esim. sairauspoissaolot, lomautukset, joustovapaat, sairastuminen vuosilomalla)

• ohjeistuksessa ja prosessien selkeyttämisessä, jotta yrityksessäsi tiedetään miten toimia.

👉 Näin sinä yrittäjänä voit keskittyä liiketoimintaan, ja varmistua siitä, että lomat kertyvät ja toteutuvat oikein työntekijöidesi osalta.