Palkkahallinto – enemmän kuin numeroita
Kuvitellaanpa tilanne: työntekijä avaa palkkalaskelmansa perjantai-iltana. Kaikki näyttää hyvältä – paitsi että ylityötunteja ei ole mukana. Tai lomapäiviä onkin vähemmän kuin hän on itse laskenut. Tunnelma latistuu hetkessä, ja luottamus työnantajaan saa pienen, mutta merkittävän kolauksen.
Palkka on työntekijälle pyhä asia. Se on paljon enemmän kuin rivi tilillä. Se on turvallisuuden tunne, luottamuksen mittari ja usein myös tärkein kosketuspinta työnantajaan. Kun palkka tulee oikein ja ajallaan, kaikki on hyvin. Mutta jos virheitä alkaa tulla, luottamusta on vaikea korjata.
Työnantajakuva rakentuu arjen teoista
Moni yritys panostaa brändiinsä ja työnantajakuvansa kirkastamiseen somessa tai rekryilmoituksissa. Mutta samalla saatetaan unohtaa, että työnantajakuva rakentuu paljon arkisemmista asioista. Yksi niistä on palkkahallinto.
Moka palkassa voi tuntua “pieneltä virheeltä”, mutta työntekijän näkökulmasta se on iso juttu. Se on vähän kuin jos kauppalaskussa olisi virhe. Kyllä sen huomaa heti, ja tyytyväinen on vasta kun kassa on sen korjannut.
Perustiedot: palkkahallinnon kivijalka
Palkanlaskenta on vähän kuin talon rakentamista: jos perustukset eivät ole kunnossa, koko rakennus alkaa ennen pitkää kallistua. Tässä kohtaa puhutaan perustiedoista eli niistä lähtötiedoista, joihin koko palkkaprosessi nojaa.
Perustietoihin kuuluu kaikki oleellinen: työsopimusten tiedot, työaikakirjanpito, lomapäivät, palkattomat vapaat, sairauspoissaolot, koulutuspäivät, edut jne. Kun nämä tiedot ovat oikein, palkat menevät oikein.
Mutta harmittavan monessa firmassa kukaan ei tarkista työaikakirjanpitoa ennen kuin tiedot siirtyvät palkkoihin. Ja jos merkinnät ovat pielessä, ongelmat näkyvät heti. Lopputuloksena voi olla valtavat oikaisut jälkikäteen, kun vuosilomia, joustovapaita tai palkattomia päiviä lähdetään selvittelemään. Ja siinä vaiheessa ollaan usein jo syvällä suossa.
Lue myös nämä:
Laki ja vastuut – molemmilla puolilla pöytää
On hyvä muistaa, että työnantajalla on lakisääteinen velvollisuus maksaa palkat oikein työsopimuslain, työaikalain, vuosilomalain ja työehtosopimusten mukaisesti. Palkkahallinto ei siis ole vain hyvä käytäntö, vaan ihan selkeä juridinen velvoite.
Työntekijällä taas on oma vastuunsa tarkistaa palkkalaskelma ja varmistaa, että kaikki täsmää. Jos virheitä ei huomata ajoissa, niiden takautuva selvittäminen ja korjaaminen on usein hankalaa ja ikävää – molemmille osapuolille.
Tiesitkö että:
👉 Työntekijä voi vaatia maksamattomia palkkoja 5 vuoden ajalta.
👉 Työnantaja voi oikaista liikaa maksettua palkkaa ilmeisen virheen osalta, käytännössä myös 5 vuoden ajan, mutta ilman työntekijän suostumusta kuittausmahdollisuus on rajallinen. Kannattaa siis pitää huolta, että palkat lasketaan oikein jo lähtökohtaisesti.
Pieni vinkki työnantajalle, iso vaikutus kokonaisuuteen
Yksi konkreettinen vinkki työnantajalle: varmista, että joku aina tarkistaa työaikakirjanpidon ennen palkanlaskentaa. Luo selkeä käytäntö: kuka tarkistaa, millä aikataululla ja millä työkalulla. Tämä pieni lisäpanostus etukäteen säästää valtavasti aikaa, vaivaa ja harmaita hiuksia myöhemmin. Ja mikä tärkeintä, se vahvistaa työntekijän luottamusta siihen, että hänen palkkansa on yritykselle tärkeä asia.
Palkkahallinto ei ehkä ole se näyttävin työnantajabrändin osa, mutta sen vaikutus on valtava. Kun perustiedot ovat kunnossa ja prosessit selkeät, niin sekä työntekijä että työnantaja voivat nukkua yönsä rauhassa.
Loppujen lopuksi palkka ei ole vain numero paperilla – se on lupaus. Ja se lupaus kannattaa lunastaa joka kerta oikein.
HR-asiantuntijan apua - nopeasti ja ilman ajanvarausta!
HR Helppi ratkoo palkkahallinnon solmukohdat
Jos kaipaat apua palkkahallinnon prosessien ja perustietojen kuntoon laittamisessa, Solmun HR-Helppi on juuri sitä varten. HR-Helppi varmistaa, että pk-yrityksesi arki sujuu, palkat tulevat oikein ja työnantajakuva pysyy kirkkaana.